LA INGENIERÍA DE COSTOS
Introducción:
La ingeniería de costos es un estudio y análisis del sistema de producción de una empresa, describiendo la manera en la que los costos de cada producto se van acumulando a través de todo el proceso y enfocándose a la toma de decisiones operativas y financieras para el crecimiento sano de la empresa.
Este estudio parte de la oportunidad de que los sistemas de costeo actuales suponen una tendencia lineal de los costos a diferentes niveles de operación de las plantas industriales, lo que lleva a cometer errores en la estimación de estos, mientras que la ingeniería de costos desarrolla modelos que corrigen esta deficiencia y calculan de manera precisa la curvatura de los costos.
La Ingeniería de Costos (de ahora en adelante IC), tiene la ventaja de tomar en cuenta a la inversión hecha en planta, mientras que la mayoría de los sistemas actuales los ignoran. Los sistemas de costeo estándar actuales calculan las cuotas horarias de los diferentes departamentos productivos básicamente en función del numero de horas trabajadas (ya sean horas hombre u horas maquina) pero surge el siguiente problema que se mostrara con un ejemplo. Supongamos que tenemos dos líneas de proceso produciendo el mismo producto. La primera de ellas esta totalmente automatizada y la segunda maneja maquinas antiguas. Evidentemente la primera línea ha costado una inversión mucho mayor que la segunda y tiene una capacidad de producción mayor. Bajo el punto de vista de un sistema de costos estándar convencional los costos del producto en la segunda línea serán mayores ya que genera más horas de producción y el prorrateo de los gastos indirectos se cargara mas hacia los procesos que generan mas horas, mientras que al proceso automatizado se le asignaran menos gastos indirectos, lo que desde el punto de vista financiero es incorrecto ya que una inversión mayor debe redituar mayor absorción y por lo tanto se estará subsidiando a las nuevas líneas automatizadas. Con la Ingeniería de costos se calcula el costo tomando en cuenta la inversión hecha en cada una de las líneas y también las horas que trabajaran, mostrando así la asignación de costos más correcta.
La Ingeniería de Costos detecta claramente aquellos productos que están subsidiados y aquellos que los subsidian y además define la mezcla de productos que le brindara la máxima utilidad con los activos con los que ya cuenta. El propósito de detectar a los productos subsidiarios y los subsidiados no es el de eliminar de entrada a aquellos que no están proporcionando utilidades, ya que entonces se perdería la absorción que estos productos proporcionan y el efecto seria el de encarecer a los otros productos ya que los gastos se prorratearían sobre una base menor de volumen.
En muchas ocasiones le habrá sucedido que a un mayor volumen de ventas sus utilidades no aumentan, y esto es cierto si tiene productos que se “comen” la utilidad de los otros. Esta situación no es rara ya que el mercado detecta aquellos productos cuyo precio de venta es bajo y tendera a comprarlos en mayor volumen y frecuentemente sucede que a mayores ventas las utilidades no aumentan o hasta disminuyen. Si no existe un cálculo preciso de los costos la empresa puede entrar en una situación de baja en los flujos de efectivo, inicio de un proceso que puede llevar al cierre de la misma.
En este caso algunas de las estrategias que propone la Ingeniería de Costos son:
• Hallar el volumen necesario para que los productos subsidiados sean rentables.
• Detectar otros productos que sean rentables y que permitan un crecimiento en volumen y apoyarlos. Al hacerlo el costo de todos los productos que se fabrican bajara y con esto es posible que los productos subsidiados empiecen a ser rentables. Esto es competir a través de la mezcla de productos de la empresa.
• Analizar el decremento en gastos necesario para que estos productos sean rentables. Esta estrategia es la que mayormente se utiliza de inicio, pero a veces lleva a reducciones que pueden afectar más las operaciones (Calidad, Ingeniería Industrial, Producción, etc.)
• Ver la sustitución gradual de los productos subsidiados con otros que proporcionen la misma o mayor absorción de gastos a fin de eliminarlos sin que la rentabilidad global de la empresa se vea afectada.
La Ingeniería de Costos, como un modelo financiero, que simula todas las decisiones que se pueden tomar en una empresa productora, permite efectuar una gran cantidad de cálculos que proporcionen la información suficiente para la toma de decisiones en cuestión de segundos ya que se trata de un modelo en computadora desarrollado de acuerdo a su sistema de producción especifico.
Las características de cada planta productiva hace que aunque dos empresas produzcan un mismo producto sus procesos no son iguales y por lo tanto, la estructura de costos de cada producto cambia, permitiendo así que existan diferencias competitivas en los costos de los productos y la Ingeniería de Costos le enseña a usar estas diferencias para poder competir en sus mercados.
¿En donde es útil una Ingeniería de Costos?
• Empresas que aunque tengan un sistema de costeo establecido, saben que los estándares tienen fallas o que se les presentan efectos que modifican estos estándares. En muchas ocasiones las variaciones de producción al cierre de mes son muy altas lo que indica que probablemente los estándares de producción no están correctamente calculados. Es muy natural que estos estándares se vean afectados por líneas de espera o simplemente (sobre todo si no hay un departamento de Ingeniería Industrial) la información que pasa producción sobre ellos no es exacta. Un estudio de Ingeniería de Costos ayuda a determinar los estándares correctos. Normalmente hay sorpresas de los resultados que arroja la IC sobre todo cuando se presentan los datos de Capacidad Instalada, Capacidad Disponible y Capacidad Utilizada o Programada, ya que se establece claramente hasta donde puede producir su planta y a que costos pueden llegar sus productos si se lleva a otro nivel de actividad.
• Empresas que debido a la rigidez de su sistema de costeo sienten que han perdido oportunidades de negocios que las llevan a estancarse. Este punto es sumamente interesante ya que la lógica nos indica que un producto no se puede vender debajo de su costo estándar, y esto es cierto si los costos son rígidos. La Ingeniería de Costos muestra que en ocasiones un producto puede ser vendido debajo de su costo estándar si el volumen adicional de producción permite que el costo de este producto como el de los otros productos que produce bajen lo suficiente para que a nivel Estado de Resultados la utilidad tenga un resultado positivo. Con la IC (Ingeniería de Costos) este tipo de cálculos es sumamente rápido para poder modelar varios esquemas y que se tome la decisión mas adecuada, ya sea estableciendo precios mínimos o estableciendo volúmenes mínimos para que este efecto se de positivamente. Esto no se puede estandarizar en todas las empresas y depende de las características de producción, capacidad disponible, etc. por lo que un software de venta masiva difícilmente podrá mostrarlo.
• Empresas que sienten que tiene productos subsidiados y no han detectado cuales son y de que forma afectan sus resultados. Como se explico antes, la IC detecta a estos productos, pero también le muestra la forma en la que estos productos pueden volverse rentables.
• Empresas que no han podido establecer estrategias de mercado efectivas debido a una inconsistencia en sus costos. Dentro de la mezcla de productos que fabrica y vende habrá productos “gancho” que requiere mantener para lograr una absorción efectiva de costos y un nivel de rentabilidad adecuado. Pero ¿hasta que volumen estos productos son efectivos y cuando empiezan perjudicar sus utilidades? Estas respuestas se las puede dar la IC y además con ella podrá establecer estrategias de mezcla y volúmenes de productos que le permitan mejorar su rentabilidad total.
• Empresas que se ven limitadas en sus proyectos de inversión por una mala evaluación de los flujos de retorno con los que evalúan estos proyectos. Sin duda, uno de los aspectos mas complicados en la evaluación de un proyecto de inversión es el calculo de los flujos de retorno para que en conjunto con las erogaciones que el proyecto en cuestión requiere se pueda establecer el patrón total de flujos de efectivo y así aplicar alguno de los métodos conocidos de evaluación (VPN, TIR, Pay Back o Anualidades equivalentes). Es frecuente que estos flujos se calculen tomando el proyecto aislado, como si fuese otra empresa y por lo tanto no calculan el efecto positivo que el nuevo proyecto tendrá, otra vez, en el costo de todos los productos que la empresa ya esta elaborando. Con la IC el cálculo de los flujos de retorno se efectúa a nivel estado de resultados total y se puede demostrar que con esto el patrón de flujos cambia de manera significativa, llegando incluso a tener evaluaciones contrarias al método clásico, pero más reales. Además, este cálculo de flujos se verifica de manera muy rápida, permitiendo fabricar varios escenarios y ver los límites o umbrales en los que el proyecto puede ser positivo a fin de establecer metas de producción, ventas, gastos, etc. Proyectos tales como la contratación de un nuevo ejecutivo (no necesariamente de inversión en activos fijos) es posible evaluarlos estableciendo metas de ventas, reducción de costos, aumento en volúmenes de producción, etc.
• Empresas cuya Planeacion Financiera y Operativa no ha resultado ser exacta. La Planeacion Financiera involucra la elaboración de estados financieros Proyectados o Pro Forma y uno de los problemas que normalmente se presenta es la evaluación de la Producción a través de sus costos. Dado que normalmente se opera con costos rígidos (o sea que se establecen de una vez a través de factores o índices y se pretende que los costos permanezcan estables o fijos al menos durante un periodo de tiempo), es claro que al realizar proyecciones a través de estos costos ante un aumento de producción por estacionalidad, estaremos sobrevaluando los flujos de salida, mientras que ante una baja de producción, por la misma estacionalidad, estaremos subvaluando los flujos de salida. Con lo anterior, los Estados Financieros no serán exactos, lo que lleva a que rara vez le “atinemos”. Aparte de que la Ingeniería de Costos reduce este problema, la rapidez de su cálculo permite que la evaluación de la producción y generación de proyecciones sea el proceso más sencillo. Adicionalmente, si se aplica un sistema de pronósticos con Intervalos de Confianza Estadísticos y hacemos uso de los cálculos de capacidad de planta que la IC proporciona, podremos calcular los tres escenarios posibles de estos estados financieros, haciendo así que la Planeacion Operativa y Financiera sea muy rápida y sencilla, al grado de que cada mes (o menos) podamos ajustarla frente a los movimientos del mercado en un tiempo mínimo.
¿Qué beneficios se pueden esperar de la IC?
Mejora en los procesos de costeo y con ello un mayor control de los mismos, a fin de hacer más eficiente el proceso de toma de decisiones y un conocimiento mayor sobre:
*Las estructuras de costos de cada producto y la manera en que pueden ganar mercado a través de ellas. La competitividad es una característica de la empresa que debe de partir desde los procesos de producción. Con la IC estamos relacionando directamente el proceso productivo con la competitividad en el mercado, evitando que se deje la batalla solo al los representantes comerciales. Con esto, la Dirección de Planta tiene un elemento muy útil para evaluar las decisiones que toma en función de costos específicos.
*La manera en que las estructuras de costos se mueven a diferentes niveles de producción y gastos, a fin de lograr mayores economías de escala y obtener un mejor rendimiento sobre su capacidad instalada. Un elemento de la productividad de una empresa es el pleno uso de sus activos. Al conseguir mas contratos o ventas y mejorar el rendimiento o utilidades sobre la Inversión mejoramos el valor económico añadido, que es muy diferente al rendimiento sobre la operación.
*La estructura de costos en su planta y como proyectarla a diferentes escenarios. La presupuestacion de los costos aprovechando la curvatura de los mismos le dará una idea mas clara de que elementos mover y en que cantidad, dejando de ser solo conceptos entendidos pero no evaluados.
*La manera de reducir sus costos y racionalizar sus recursos.
• Mejora en el proceso de planeación a corto y mediano plazo estableciendo una base para la planeación financiera de la empresa.
• La formulación de metas consistentes a través de los costos, para una efectiva evaluación del desempeño.
• La diferenciación de aquellos productos en los que conviene invertir más para obtener una mayor utilidad de su mezcla de productos. (Elasticidad Costo - Volumen). Este concepto es similar a la elasticidad precio volumen pero existe una diferencia importante. En el modelo de Precio-Volumen el precio se establece a través del mercado y es calculado por métodos estadísticos y no analíticos, mientras que en el modelo Costo – Volumen el costo será determinado por la estructura de los procesos y su cálculo es totalmente analítico. Con la IC se determina claramente a aquellos productos cuyo aumento en una unidad reducen más rápidamente no solo sus propios costos, sino también el de los demás.
• Evaluación inmediata de promociones enfocadas al crecimiento de la empresa. Normalmente cuando se quiere lanzar una promoción no queda claro en cuanto nos va a beneficiar y hasta cuando la promoción es sana o benéfica para la empresa. Una vez que se ha corrido un tiempo con la promoción, se puede evaluar su beneficio. Con la IC se puede calcular de manera inmediata los beneficios de la promoción y bajo que parámetros se debe de continuar o parar, además de que también permite la evaluación de promociones combinadas, caso en el que rara vez se llega a un consenso de si es benéfica o no de manera previa.
¿En que consiste la Ingeniería de Costos?
A la IC se le llama así por que requiere de estudios completos de Ingeniería, los cuales involucran:
• *La Definición de las rutas de proceso de los productos, a fin de definir los centros de costo de acuerdo al sistema de producción. Desde el punto de vista de la IC, un centro de costos es un área definida de los procesos y las cuentas contables (a veces tratadas como centros de costos) de los departamentos son orígenes de gastos. La definición de un centro de costos es una decisión más bien de las características de producción, eficiencia e inversión de los activos fijos.
• *Revisión de los ciclos y estándares de producción.
• *Revisión de la plantilla de personal o tripulación en cada centro de costos.
• *Detección y análisis de efectos de línea de espera. Este es un efecto que reduce mucho la capacidad utilizada de la planta y con ello los cálculos de capacidad disponible son muy diferentes a lo que se proyecta.
• Desarrollo del modelo del sistema de costeo dinámico en base a economías de escala. Esto implica también un análisis de las cuentas contables en cuanto a su clasificación, dirección, etc. a fin de que el modelo financiero sea consistente con la contabilidad general y permita efectuar comparaciones.
• Determinación de las estructuras de costos dinámicas de cada producto. Dichas estructuras de costos podrán ser tan simples (costo directo de Materias primas y empaques, mano de obra e indirectos) o tan complejas como lo sea su sistema de clasificación de cuentas. Una estructura de costos típica desarrollada para un buen modelo financiero puede contener también (aparte de los costos directos) Costo de Energía (eléctrica o fósil), depreciación, Costo de Calidad, Costo de Producción, Costo de Mantenimiento, Costo de Desarrollo, y hasta incluso el costo de los Departamentos Administrativos (en cuyo caso hablaríamos de una estructura de costos a “Punto de Equilibrio”, ya que después de estos cualquier diferencia con el precio de venta será Utilidad o Perdida).
• Diseño de un Simulador de Costos para nuevos productos o proyectos con el que se pueda efectuar cotizaciones en segundos. Este simulador debe estar basado en la Teoría de la Producción Marginal a fin de que no afecte al modelo total y permita “ofertar” productos bajo una situación de competencia extrema.
• Análisis dinámico del Punto de equilibrio operativo y total de la Empresa. El punto de Equilibrio es otro concepto dinámico. Este no solo depende del volumen de la operación, sino también de la Mezcla de productos que se tuvo durante el periodo analizado y podrá cambiar de un periodo a otro. La única manera de evaluar esto de manera eficiente es a través de un modelo que maneje la mezcla de productos de manera integral.
Finalizando, la elaboración de modelos financieros que permitan determinar los costos de los productos que una empresa industrial fabrica y que sea útil para la toma de decisiones y facilite el trabajo contable de evaluación y elaboración de presupuestos es una herramienta en la que vale la pena invertir recursos, ya que lleva a otro nivel de administración mas preciso y con menos riesgo.
