CALENDARIO PRESUPUESTAL - LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

Un elemento que caracteriza a muchas empresas competitivas es la cultura de la planeación, el hábito de hacer planes y presupuestos y la disciplina de controlarlos.

He visto empresas que quieren hacer Planeación Estratégica cuando aun no practican la elaboración de presupuestos en el que nos enfrentamos al año siguiente y no al largo plazo.

Muchas veces los presupuestos se elaboran como una extensión o extrapolación de desempeños anteriores. El problema frecuente con esto, es que se manejan índices lineales que no permiten tomar en cuenta los efectos de economías de escala ni los panoramas cambiantes entre un año y otro. Por ejemplo, cuando llegamos al presupuesto financiero se tiende a elaborar el estado de resultados proyectado como una extensión del anterior, con un nivel superior de ventas (normalmente), pero conservando las mismas proporciones de costo de materiales, mano de obra o gastos generales, cuando la mezcla de los productos que se venderán puede cambiar significativamente estas proporciones. El resultado es que probablemente se lleguen a “los números” (ventas y utilidad), pero con parámetros totalmente diferentes a los que se proyectaron inicialmente lo que muestra una falta de conocimiento de las operaciones de la empresa.

¿Cuáles son los pasos que se deben seguir para elaborar un presupuesto? A continuación se presenta un calendario descriptivo de elaboración de presupuestos, dedicado a aquellas empresas que reconocen la necesidad de un presupuesto, pero que aún no han hecho uno en serio.

1.- Agosto. Índices Económicos.

En este mes ya se tiene un conocimiento de cómo nos ha ido el año corriente y las expectativas de los especialistas para el siguiente año ya son más confiables.

La idea es que se seleccionen no más de tres o cuatro índices que tengan una relevancia especial para la empresa. Por ejemplo, la industria del plástico esta muy indexada a los precios de las materias primas, cuyas cotizaciones normalmente se dan en dólares y por lo que los precios de los futuros del dólar adquieren un significado.

Estos índices deben de ser comunicados por escrito a cada área (por el departamento de finanzas) junto con el programa de la elaboración del presupuesto.

2.- Mediados de Septiembre. Presupuesto de ventas.

Este presupuesto es el detonador de todos los demás presupuestos y es muy importante que no sea sólo una copia de los volúmenes del año anterior multiplicado por un factor de crecimiento, como comúnmente he visto que sucede.

El preguntar a los clientes sobre los proyectos que tienen y como entra uno en ellos permitirá participar más en la relación de negocios y además nos permite dar un mejor servicio.

Lo ideal es que este presupuesto sea por producto, si no, entonces por línea o al menos por tipo de mercado, en unidades y pesos. Ventas debe incluir de manera explicita las estacionalidades ya que estas influyen directamente en el presupuesto de producción y el flujo de efectivo.

3.- Finales de Septiembre. Presupuesto de Producción.

Este presupuesto se basa en el de ventas tomando en cuenta que la producción debe estar lista a principio del mes para que ventas lo desplace y no a finales de cada mes. En este presupuesto se deben revisar las capacidades de producción, disponibilidad de moldes, herramentales y equipos periféricos y si se necesitará de inversiones para cumplir con los requerimientos de ventas.

La revisión de las capacidades de producción implica el cálculo de horas productivas por máquina, incluyendo el tiempo de cambio de molde y mantenimiento (capacidad utilizada) para compararla con la capacidad disponible o programada. Se busca determinar los cuellos de botella y los volúmenes a los cuales se saturaran a fin de definir si será necesario construir inventarios previos, comprar o usar maquila.

4.- Finales de Septiembre. Plan de Materiales.

El plan de Materiales debe contener la cantidad de materias primas que se comprarán y los tiempos aproximados de entrega en planta. Este plan involucra no solo la cantidad de materiales sino también el cálculo del cubicaje (metros cúbicos) que se moverán o almacenarán en un momento dado. Este plan debe incluir las diferentes mermas y rendimientos que los procesos consumen.

5.- Mediados de Octubre Presupuesto de Distribución y Espacios.

El plan de distribución trata de establecer la cantidad de espacio, personal, fletes, etc. que el presupuesto de producción y el de ventas requerirán. Este presupuesto adquiere importancia desde el momento en el que hay una diferencia entre el momento de producir y el momento de distribuir, evitando inventarios innecesarios o paros “técnicos” por falta de espacio.

6.-Mediados de Octubre. Plan de Personal por Área.

En este plan se compara la organización actual con la que se requerirá para cubrir las necesidades de ventas. Este presupuesto se realiza en dos niveles:

a.- Personal Empleado. En el que examina las posiciones administrativas.

b.- Personal Sindicalizado. En base a la plantilla de personal o tripulación de cada máquina o área y a las horas presupuestadas de trabajo se determina si la empresa requerirá más mano de obra durante las estacionalidades, cuando la competencia por personal en la localidad de la empresa se vuelve más difícil. Un correcto balance entre el personal de base (Calculado en la temporada baja) y el personal eventual (para cubrir la estacionalidad) ahorrará mucho dinero a la empresa en despidos o uso de mano de obra improductiva. Este plan es expresado como un organigrama operativo con un conteo de personas por área y total y debe prever un periodo de entrenamiento.

7.- Finales de Octubre. Plan de Gastos Por Área.

En base a las cuentas contables, este plan debe de desarrollarlo cada jefe de área y mostrara por separado las inversiones y el gasto corriente para que no se afecte el costo de los productos, también deberá mostrar los planes específicos de reducción de costos.

8.- Finales de Octubre. Plan de Proveedores.

Este debe de incluir las cantidades a comprar para el próximo año, lo que ayudará a contratar volúmenes de compra y precios cuando sea posible.

Este plan ayuda también a determinar si la capacidad instalada de proveedores nos será suficiente o si habrá de incluir nuevos proveedores para asegurar el abasto y lograr mejores precios y costos directos estables.

Dado que las estacionalidades implican una inversión en capital de trabajo, y el financiamiento con los proveedores es lo más recomendable, este plan ayudará a contratar créditos mas amplios cuando sea necesario y posible y evitará una crisis de credibilidad con ellos.

9.- Mediados de Noviembre. Plan Financiero.

El Plan Financiero consiste en la proyección de los estados financieros y aparte del Balance General y el Estado de resultados hay que incluir al menos el Flujo de Caja.

Este deberá ser rico en comentarios respecto a los planes de financiamiento, costos proyectados, expectativas de crecimiento, etc.

En cada paso es importante que haya una junta a nivel dirección para ir validando los planes y no trabajar sobre presupuestos inconsistentes.

El resto de este mes se aplica para ajustes a fin de que a principios de Diciembre se cuente con un presupuesto aprobado por la dirección y comprometido con cada área.