Soy directora de una empresa que produce salsas gourmet mexicanas. Es una empresa pequeña con 13 empleados y la producción de las salsas es por maquila. El funcionamiento de nuestra empresa parecería relativamente simple y uno pensaría, también la contabilidad.
Al asumir la dirección de la empresa dejé la contabilidad totalmente a cargo del contador. Las facturas, estados de cuenta y documentos se juntaban y entregaban a contabilidad que es un servicio externo. Al cabo de unos días llegaban los estados de resultados, a veces favorecedores, a veces no tanto. Pero cada mes era una sorpresa.
Consultaba con el contador y me daba cierta explicación sobre alguna cuenta. Inicialmente eran explicaciones superficiales, sobre lo que el suponía había sucedido. Después de meses, al insistir en respuestas más concretas, comenzamos a revisar detalladamente las cuentas. Encontramos algunas que no valían lo que los libros mostraban ya que no se habían actualizado en años. Al ir resolviendo esas cuentas (inventarios o clientes, entre muchos otros), supuse que tendríamos más control o entendimiento sobre los Estados de Resultados. Pero seguían llegando resultados y noticias que no esperábamos.
Esto me obligó a revisar procesos internos: cobros, notas de crédito emitidas o toma de inventarios, etc. Detectamos falta de constancia, omisiones y errores que aparentemente eran menores, pero fuimos tomando acciones para corregir oportunidades en cada área: producción, almacén, facturación y cobro. Para lograr esto se tuvieron que estrechar los canales de comunicación entre las áreas, por ejemplo, comunicar si un pedido se facturó en el mes o no, para considerarlo en la toma de inventarios.
No soy contadora. Pero me tuve que volver. Mes a mes, antes de que se fueran los documentos empecé a hacer la contabilidad yo misma. Al principio con muchos errores que salían al cotejar mis estados financieros con los que llegaban.
Al pasar los meses disminuyeron mis errores y empecé a detectar errores de Contabilidad. Un contador externo, que no conoce tan bien el funcionamiento de una empresa, cataloga gastos con base en su criterio que no siempre es consistente. Ellos acomodan números, pero su prioridad no es el orden. Esto resulta en cuentas que se comportan erráticamente, un mes suben y otro bajan y no se puede saber porqué, a menos que tengamos un seguimiento puntual, ya que a veces incluyen un gasto y otras tantas ese mismo gasto se va a otra cuenta.
Adicionalmente, en ocasiones algunas facturas emitidas no son consideradas por diferentes fallas y aunque quizás aparecían meses después y se ingresaban, ya se generaba una distorsión, una desviación que afecta.
Este proceso de ordenar operación y registro contable nos ha tomado más de 3 años. Las acciones que emprendimos han resultado en cambios significativos en los estados financieros de la empresa. Hay claridad, certeza y ya no hay sorpresas, lo cual nos permite planear y presupuestar de manera mucho más asertiva. En un momento en el que el entorno es inestable, tener seguridad sobre la operación interna es de gran valor y el beneficio económico para la empresa es tangible.
Así que, lo que toca es que como empresarios que tenemos la fortuna de dirigir los destinos de nuestras organizaciones, nos toca estar más cerca, atentos e involucrados en procesos clave como lo es la contabilidad, aún si no contamos con el conocimiento técnico en un inicio. Nuestra empresa se verá claramente beneficiada con esto.
El artículo fue escrito por Tanya Muñoz
Directora General de La Chunga, que comercializa las salsas, aderezos y moles de la marca “Cocina Mestiza”. Pueden encontrarlos en supermercados, autoservicios y tiendas de los principales aeropuertos del país.
Visita www.cocinamestiza.com
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